Abans d'automatitzar, ordena
Automatitzar un procés desordenat no el resol: el fa anar més ràpid cap al mateix lloc. Els tres passos previs que estalvien la meitat del projecte.
·5 min de lectura
Hi ha una pregunta que faig sempre a la primera conversa i que sovint incomoda: si demà et desaparegués aquest procés, què passaria?
La resposta separa dos móns. Quan algú em diu «doncs no ens n’adonaríem fins a final de mes», el que tenim al davant no és un problema d’automatització. És un procés que ningú ha revisat des que es va inventar, i que segurament es va inventar per resoldre alguna cosa que ja no existeix.
Automatitzar-lo seria fer-lo anar més ràpid cap al mateix lloc.
El que passa quan t’ho saltes
Un procés manual té una virtut involuntària: és lent, i la lentitud amaga els errors. Quan una persona copia dades d’un formulari a un full de càlcul, també fa una revisió que no consta enlloc. Veu que un telèfon té set xifres. Veu que un import porta dos zeros de més. Ho arregla sense dir res i segueix.
El dia que poses una màquina al mig, aquella revisió invisible desapareix. I no desapareix a poc a poc: desapareix de cop, a 400 registres per minut.
He vist projectes on el primer efecte d’automatitzar va ser que els errors, que sempre hi havien estat, es van fer visibles per primer cop. Això no és un fracàs del projecte — és el projecte fent la seva feina. Però si no ho has previst, ho vius com un desastre.
Els tres passos previs
1. Escriure el procés tal com és, no com hauria de ser
No el diagrama oficial. El de veritat: amb el pas que la Marta fa a mà cada dijous perquè el sistema no ho contempla, i amb la carpeta compartida que ningú sap qui va crear.
Aquest document sol tenir dues pàgines i sol descobrir dues o tres coses que ningú de l’equip sabia que passaven.
2. Decidir què és un error
Sona obvi i gairebé mai està escrit. Un client sense NIF, és un error o és normal? Una comanda amb import zero, s’ha de bloquejar o s’ha de deixar passar? Mentre això ho decideix una persona pel seu compte, cada persona ho decideix diferent.
Automatitzar t’obliga a escriure la regla. Aquest sol acabar sent el resultat més valuós del projecte, i encara no hem tocat cap eina.
3. Comptar
Quantes vegades al mes passa. Quants minuts costa cada vegada. Quants d’aquests casos són l’excepció.
Sense aquests tres números no es pot saber si val la pena automatitzar-ho, i sobretot no es pot saber si ha funcionat. Un projecte que no es pot mesurar acaba defensant-se amb impressions, i les impressions les guanya sempre qui parla més fort.
El cas en què recomano no fer res
Si un procés passa vuit vegades l’any i costa vint minuts, són poc més de dues hores anuals. No hi ha automatització que es pagui amb això. La resposta honesta és deixa-ho com està i mirem el següent de la llista.
Ho dic amb certa freqüència, i és una de les poques coses que fan que un client se’n recordi de tu.
En resum
Ordenar abans d’automatitzar no és una fase que allarga el projecte. És la que fa que el projecte duri dues setmanes en comptes de dos mesos, perquè totes les decisions difícils ja estan preses quan es comença a construir.
El substrat primer. El que hi creix, després.